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F社では取り組みが始まってすぐ各部門のマネージャー合議の元CMS運用ルールを定めました。
Ⅰ. 各部門に以下を周知 ・責任分担範囲 ・実行予算等の作成時期 ・作業フローの共有 Ⅱ. 住宅積算の雛形フォーマットをCMSに登録し、 素早く実行予算作成できる体制を構築 Ⅲ. 関係者会議の実施 ・運用ルールを適宜修正し最適な運用を目指す ・見出された課題解決の場 |
● 営業部 登録フォーマットを活用して営業積算を作成 ● 積算部 ≪同社CMS運用の統括部門≫ 実行予算原案の作成 ● 購買部 ・発注書・請書の作成、交付 ・工事原価(発注金額)のCMSへの登録 ・支払金額の確認 ● 工事部 ・実行予算確認 ・追加発注工事の登録 |
まず業務フローを定めて、そこから実際の運用を経て改善活動を進めていきました。
現在では、部門ごとに「いつまでに」「誰が」「何をするか」が明確になり、問題発生時の原因特定(一時的な問題なのか、構造的な問題なのかなど)や問題解決のためにどうするべきかの見極めもスピーディーに進むようになりました。
「業務フローを見える化することで、無駄な手間を削減することが出来、最も効率的な仕事の進め方をみんなが意識できるようになってきている。」と同社中堅幹部は言います。CMSは「コスト・マネジメント・システム」という名称で「コストダウンを実現する」為の仕組みですが、コストダウンとは「購買価格を引き下げる」ことだけではなく、社内の業務を効率化し無駄を排除することで、見えない経費を削減し、関与する全ての方の生産性を最大化する最も有効な手法なのです。